Mungkin kamu pernah mendapatkan tugas untuk membuat struktur organisasi di word namun kamu bingung cara buat struktur organisasi di word, dan alhasil tugas kamu tersebut tertunda dan terkendala dan lama selesai.

Cara buat struktur organisasi di word sebenarnya tidaklah sulit dan juga tidak mudah namun bisa dilakukan oleh semua orang jika orang itu mau belajar dan fokus, nah untuk kamu yang belum tahu cara buat struktur organisasi di word artikel ini sangatlah cocok untuk kamu, jadi di simak hingga akhir ya.

Daftar Isi

Apa Itu Struktur Organisasi?

Sudah pernah dengar struktur organisasi? Ya, struktur organisasi sudah sering kita dengar, namun tidak semua paham tentangnya oleh karena itu sebelum lanjut ke cara buat struktur organisasi di word, mari pahami dulu tentang struktur organisasi, berikut penjelasannya.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi merujuk pada kerangka atau kerangka kerja yang digunakan oleh suatu entitas, baik itu perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi nirlaba, atau entitas lainnya, untuk mengatur dan mengelola bagaimana kegiatan dan tanggung jawab didistribusikan di dalamnya.

Struktur organisasi mencakup beberapa elemen utama, termasuk:

Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab: Ini mencakup pembagian pekerjaan dan tanggung jawab kepada individu atau kelompok dalam organisasi. Setiap orang atau unit bertanggung jawab atas tugas tertentu, dan ini membantu memastikan efisiensi dalam operasi.
Hierarki: Ini merujuk pada susunan tingkatan kekuasaan dan otoritas dalam organisasi. Biasanya, organisasi memiliki struktur hierarkis yang jelas, di mana ada tingkatan yang berbeda mulai dari pimpinan hingga pekerja operasional.
Kewenangan dan Keputusan: Struktur organisasi menetapkan bagaimana kewenangan dan keputusan dibagi dan di sebar di dalam organisasi. Ini mencakup siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan penting, siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya, dan bagaimana informasi dan keputusan mengalir di dalam organisasi.
Komunikasi: Struktur organisasi mempengaruhi aliran komunikasi di dalamnya. Apakah komunikasi cenderung vertikal, dari atas ke bawah, atau horizontal, antara departemen atau tingkat yang sama, sering kali ditentukan oleh struktur organisasi.

Jenis Struktur Organisasi

Ada beberapa jenis struktur organisasi yang umum digunakan:

Fungsional: Organisasi dibagi berdasarkan fungsi atau tugas tertentu. Setiap departemen fokus pada fungsi spesifik, seperti pemasaran, keuangan, atau produksi.
Matriks: Organisasi menggunakan kombinasi struktur fungsional dan proyek. Individu atau tim mungkin memiliki dua atasan – satu yang bertanggung jawab atas fungsi mereka dan yang lainnya atas proyek tertentu.
Divisi: Organisasi dibagi menjadi unit bisnis yang mandiri atau geografis yang beroperasi secara otonom.
Lateral: Organisasi yang strukturnya datar, di mana ada sedikit atau tidak ada hierarki dan komunikasi yang lebih horizontal.
Pusat Pengetahuan: Organisasi yang berfokus pada kolaborasi, di mana pengetahuan dan keterampilan dibagi secara luas dan pengambilan keputusan didasarkan pada pengetahuan kolektif.

Setiap struktur memiliki kelebihan dan kelemahan tertentu, dan pemilihan struktur yang tepat tergantung pada faktor seperti ukuran organisasi, industri, tujuan, dan budaya perusahaan. Kesesuaian struktur organisasi sangat penting untuk memastikan kinerja yang optimal dan pencapaian tujuan organisasi.

Cara Buat Struktur Organisasi Di Word

Setelah memahami penjelasan tentang struktur organisasi diatas, maka saatnya kita akan bahas bagaimana cara buat struktur organisasi di word. Langsung saja, ada 2 cara buat struktur organisasi di wordn yang bisa kamu coba, antara lain berikut ini:

Cara Buat Struktur Organisasi Di Word Menggunakan Fitur SmartArt

Untuk cara buat struktur organisasi di word yang pertama kamu bisa menggunakan fitur SmartArt, yang dimana fitur ini bisa mempermudah kamu dalam pembuatan struktur organisasi tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah cara buat struktur organisasi di word:

Buka Microsoft Word
Pilih menu Insert yang berada dibagian atas samping menu Home
Pilih Hierarchy
Pilih bagan struktur organisasi yang kamu ingin buat
Setelah memilih klik OK
Masukkan nama dan jabatan sesuai kebutuhan dikolom yang sudah otomatis muncul
Dengan begitu, struktur organisasi berhasil dibuat

Cara Buat Struktur Organisasi Di Word Menggunakan Fitur Shapes

Cara buat struktur organisasi di word selanjutnya adalah dengan fitur Shapes, berikut langkah-langkahnya:

Buka Microsoft Word
Pilih menu Insert
Lalu, pilih Shapes yang kamu inginkan
Biasanya shape yang digunakan adalah shapes yang kotak persegi panjang
Jika kamu ingin mengubah warna, klik menu Shape Format, lalu kamu dapat mendesain kotak sesuai kebutuhan di Shape Styles
Masukkan teks berupa nama dan jabatan pada kotak yang sudah dibuat dengan cara klik kanan pada kotak dan pilih add text
Susun struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan
Untuk menghubungkan kotak, pilih Insert
Lalu pilih Shapes lagi
Pilih bentuk garis untuk memberikan garis penghubung antar shape yang sudah kamu buat sebelumnya
Struktur Organisasi sudah berhasil dibuat

Fungsi Struktur Organisasi

Struktur organisasi memiliki beberapa fungsi penting yang sangat memengaruhi cara organisasi beroperasi dan mencapai tujuannya. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari struktur organisasi:

Pengorganisasian Kerja

Fungsi utama dari struktur organisasi adalah mengorganisasikan dan membagi pekerjaan di dalam organisasi. Ini termasuk menetapkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang kepada individu atau kelompok di dalam organisasi.

Penetapan Hierarki

Struktur organisasi menetapkan hierarki yang jelas dalam organisasi, dengan menetapkan tingkatan berbeda seperti manajer, supervisor, dan staf. Hierarki ini memfasilitasi aliran komunikasi dan pengambilan keputusan yang efisien.

Pengaturan Kewenangan dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi menentukan siapa yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan tertentu dan siapa yang bertanggung jawab atas melaksanakan tugas-tugas tertentu. Hal ini membantu menghindari kebingungan dan konflik yang mungkin timbul di dalam organisasi.

Mendorong Spesialisasi

Struktur organisasi dapat mendorong spesialisasi, di mana individu atau departemen fokus pada tugas atau fungsi tertentu. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan dalam organisasi.

Memfasilitasi Koordinasi

Struktur organisasi memfasilitasi koordinasi antara berbagai bagian atau departemen di dalam organisasi. Ini memungkinkan berbagai fungsi atau unit bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.

Mengarahkan Aliran Informasi

Struktur organisasi mempengaruhi aliran informasi di dalam organisasi. Struktur yang baik memastikan informasi yang diperlukan dapat mengalir dengan lancar dari satu tingkat ke tingkat lainnya tanpa hambatan.

Membantu Pengembangan Budaya Organisasi

Struktur organisasi juga dapat membantu dalam mengembangkan dan memelihara budaya organisasi. Budaya organisasi mencerminkan nilai-nilai, keyakinan, dan norma yang dianut oleh anggota organisasi, dan struktur organisasi dapat mendukung atau menghambat pengembangan budaya tersebut.

Alasan Struktur Organisasi Dibuat Di Word

Pembuatan struktur organisasi dalam Word mungkin dilakukan untuk beberapa alasan praktis seperti berikut:

Kemudahan Penggunaan: Microsoft Word adalah salah satu perangkat lunak pengolah kata yang paling umum digunakan, dan hampir setiap orang memiliki akses ke program ini. Ini membuatnya menjadi pilihan yang mudah dan akrab bagi banyak orang untuk membuat dan mengedit struktur organisasi.
Fleksibilitas dalam Desain: Word menyediakan beragam alat dan fitur yang memungkinkan pengguna untuk membuat struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan fitur seperti tabel, bentuk, garis, dan penyusunan teks yang fleksibel, pengguna dapat dengan mudah membuat dan menyesuaikan struktur organisasi mereka.
Kemudahan Berbagi: Struktur organisasi yang dibuat dalam Word dapat dengan mudah dibagikan melalui email, dicetak, atau di unggah ke berbagai platform berbagi dokumen. Ini memungkinkan kolaborasi antara anggota tim atau pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses perencanaan organisasi.
Integrasi dengan Dokumen Lain: Struktur organisasi yang dibuat dalam Word dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam dokumen lain, seperti proposal bisnis, laporan, atau presentasi. Ini memungkinkan pengguna untuk menyatukan informasi organisasi dengan dokumen lainnya secara koheren.
Biaya Rendah atau Gratis: Untuk banyak orang, Microsoft Word adalah bagian dari paket perangkat lunak yang mereka miliki, atau bahkan tersedia secara gratis melalui berbagai program lisensi, seperti Office 365 untuk pendidikan atau perusahaan. Oleh karena itu, pembuatan struktur organisasi dalam Word bisa menjadi pilihan yang hemat biaya.

Penutup

Word dapat menjadi alat yang berguna untuk membuat struktur organisasi dengan cepat dan mudah, namun untuk penggunaan yang lebih kompleks atau profesional ada baiknya kamu menggunakan perangkat lunak khusus seperti Microsoft Visio atau aplikasi khusus lainnya yang dirancang khusus untuk membuat diagram organisasi.